Polityka prywatności
Data aktualizacji: 30 października 2026 r. Informacja dotyczy witryny POLOAR SERWIS, kontaktu z warsztatem, połączenia pocztowego „POLOAR SERWIS Poczta” oraz pomiaru Google Analytics 4.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych jest Poloar sp. z o.o., ul. Kosynierów Gdyńskich 78, 66-400 Gorzów Wielkopolski, NIP 5993273940, KRS 0001027679. W sprawach danych osobowych napisz na transportpoloar@gmail.com lub zadzwoń: 605 053 237.
2. Jakie dane i w jakim celu przetwarzamy
Przy kontakcie telefonicznym, e-mailowym lub przez formularz przetwarzamy dane przekazane w zapytaniu. Formularz obejmuje imię, telefon, markę i model samochodu oraz opis sprawy, a opcjonalnie e-mail, rok samochodu, rodzaj usługi, preferowany termin i zdjęcia. Podanie danych jest dobrowolne; pola oznaczone gwiazdką są potrzebne do wysłania formularza. Nie przesyłaj dokumentów tożsamości, danych dotyczących zdrowia ani zbędnych danych innych osób. Na zdjęciach zasłoń twarze i numery rejestracyjne, jeśli nie są potrzebne do obsługi sprawy.
Dane służą odpowiedzi, przygotowaniu wyceny i uzgodnieniu naprawy. Podstawą jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie lub wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Przy ogólnej korespondencji i ochronie przed nadużyciami podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Obowiązki dotyczące dokumentacji realizujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Wysłanie prośby o termin nie oznacza potwierdzenia rezerwacji.
Serwer może przetwarzać dane techniczne, takie jak adres IP, czas żądania, adres odwiedzanej strony oraz informacje o przeglądarce. Służą one dostarczeniu strony, diagnostyce i bezpieczeństwu. Mechanizm ochrony formularza używa krótkotrwałych tokenów oraz skrótu adresu IP do ograniczania nadużyć.
3. Formularz, zdjęcia i poczta
Wiadomości z formularza są kierowane na transportpoloar@gmail.com. Zdjęcia są przekazywane jako załączniki i nie są publikowane w bibliotece mediów witryny. Przed wysyłką formularz tworzy robocze pliki zdjęć na serwerze; po zakończeniu próby wysyłki pliki są usuwane. Dodatkowy mechanizm porządkuje pliki pozostałe po przerwanych operacjach. Treści zgłoszeń nie zapisujemy jako osobnych wpisów formularza w bazie WordPress. Otrzymane wiadomości i załączniki pozostają w skrzynce pocztowej.
Techniczną wysyłkę obsługuje wtyczka FluentSMTP. W konfiguracji produkcyjnej rejestrowanie treści wiadomości w jej logach jest wyłączone. Nie oznacza to wyłączenia niezbędnych logów serwera ani przechowywania wiadomości przez usługę pocztową.
4. Odbiorcy i usługi zewnętrzne
Dostęp do danych mają osoby upoważnione do obsługi warsztatu oraz dostawcy usług niezbędnych do działania witryny i korespondencji: Hostinger w zakresie hostingu oraz Google w zakresie poczty Gmail, Gmail API i — za Twoją zgodą — Google Analytics 4. W Europejskim Obszarze Gospodarczym usługi Google są co do zasady dostarczane przez Google Ireland Limited. Dane mogą otrzymać również podmioty uprawnione na podstawie prawa.
Google może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Informacje o stosowanych mechanizmach transferu, w tym decyzjach o odpowiednim stopniu ochrony i standardowych klauzulach umownych, znajdziesz w zasadach przekazywania danych Google. Zasady dostawców: Hostinger i Google.
5. Połączenie z kontem Google
„POLOAR SERWIS Poczta” jest połączeniem administracyjnym używanym do wysyłania wiadomości witryny z upoważnionej skrzynki warsztatu przez Gmail API. Odwiedzający witrynę nie musi logować się do Google ani udzielać dostępu do swojej skrzynki.
Połączenie korzysta z autoryzacji OAuth udzielonej przez właściciela konta. Dane połączenia, w tym identyfikatory i tokeny autoryzacyjne, są przechowywane w konfiguracji witryny i służą utrzymaniu wysyłki. Wtyczka nie wymaga hasła do konta Google. W procesie autoryzacji używany jest adres przekierowania fluentsmtp.com/gapi/.
Danych uzyskanych za pośrednictwem Gmail API używamy wyłącznie do obsługi opisanej funkcji pocztowej. Nie sprzedajemy ich, nie używamy do kierowania reklam ani trenowania modeli AI. Korzystanie z informacji otrzymanych z Google API oraz ich przekazywanie innym aplikacjom podlega Google API Services User Data Policy, w tym zasadom Limited Use. Właściciel konta może cofnąć uprawnienia w ustawieniach konta Google; zapisane połączenie można usunąć z panelu FluentSMTP.
6. Okres przechowywania
Zakończone zapytania i zdjęcia, które nie doprowadziły do naprawy i nie są związane ze sporem, usuwamy ze skrzynki w ciągu 6 miesięcy od zakończenia korespondencji. Usuwanie ze skrzynki jest wykonywane przez osoby obsługujące korespondencję; formularz nie usuwa automatycznie wiadomości z Gmaila.
Dane dotyczące wykonanej usługi przechowujemy przez czas wymagany dla dokumentacji i rozliczeń, a dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — do upływu właściwego okresu przedawnienia lub zakończenia sporu. Dane techniczne przechowuje się przez okres niezbędny do diagnostyki i ochrony usługi, zgodnie z konfiguracją hostingu. Pozostałości w kopiach zapasowych zanikają w ramach cyklu ich rotacji; kopie służą odtworzeniu usługi.
Dane autoryzacji Google przechowujemy przez czas korzystania z połączenia pocztowego. Po trwałym zakończeniu korzystania usuwamy zapisane połączenie i cofamy jego uprawnienia.
7. Twoje prawa
W zależności od podstawy przetwarzania przysługuje Ci dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przenoszenie danych oraz sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. W sprawie realizacji praw skontaktuj się z administratorem. Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływały.
8. Cookies, analityka i linki
Witryna zapisuje w pamięci przeglądarki wybór ustawień prywatności na 180 dni oraz tymczasowo wybrany cel formularza. WordPress i hosting mogą korzystać z mechanizmów technicznych potrzebnych do działania i bezpieczeństwa, w tym sesji zalogowanych administratorów. Szczegóły znajdziesz na stronie Cookies i ustawienia prywatności.
Za Twoją zgodą korzystamy z Google Analytics 4, aby analizować odwiedziny, źródła wejść, korzystanie z podstron oraz skuteczność kontaktu z warsztatem. Pomiar może obejmować odsłony, przewijanie, kliknięcia linków, kliknięcia telefonu i WhatsApp, przejścia do mapy oraz potwierdzone przez stronę wysłanie formularza. Kliknięcie telefonu lub WhatsApp nie jest równoznaczne z odbytą rozmową lub otrzymaniem wiadomości.
Google Analytics może przetwarzać identyfikatory plików cookie, informacje o urządzeniu i przeglądarce, przybliżonym regionie, odwiedzanych stronach, źródle wizyty i działaniach w witrynie. Zdarzenia przygotowane dla naszego formularza nie zawierają imienia, telefonu klienta, adresu e-mail, opisu usterki, modelu samochodu ani zdjęć.
Podstawą opcjonalnego pomiaru jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Tag Analytics uruchamia się po zaakceptowaniu kategorii analitycznej. Możesz odmówić albo wycofać zgodę przyciskiem „Ustawienia cookies” w stopce lub na stronie cookies. Wycofanie nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem. Kontakt z warsztatem i wysłanie formularza działają także bez zgody na pomiar.
Ustawienie reklamowe w panelu prywatności pozwala osobno określić zgodę dotyczącą danych reklamowych. Po powiązaniu Analytics z kontem Google Ads pomiar może służyć ocenie skuteczności kampanii i przypisywaniu im kontaktów, z uwzględnieniem wyboru użytkownika. W tej konfiguracji nie przekazujemy do Analytics treści zapytań i zdjęć ani nie uruchamiamy na ich podstawie personalizacji reklam.
Pliki cookie Analytics _ga oraz _ga_<identyfikator> mają domyślny okres ważności do 2 lat; okres ten może być odnawiany podczas wizyt lub ograniczony przez przeglądarkę. Dla szczegółowych danych użytkowników i zdarzeń stosujemy retencję nie dłuższą niż 14 miesięcy, zgodnie z ustawieniami usługi; okres powiązania danych z identyfikatorem może być odnawiany przy nowej aktywności. Usuwanie danych odbywa się w cyklach Google, a standardowe raporty zbiorcze mogą być dostępne dłużej. Okres danych Analytics jest odrębny od sześciomiesięcznego okresu dotyczącego zakończonych zapytań e-mail.
Zmiana wyboru wyłącza dalszy pomiar przez naszą integrację. Wcześniej zapisane pliki cookie możesz dodatkowo usunąć w ustawieniach przeglądarki; usunięcie cookies nie usuwa automatycznie danych już otrzymanych przez Google. Informacje dostawcy: ochrona danych w Google Analytics.
Linki do WhatsApp, Google Maps i Facebooka prowadzą do zewnętrznych serwisów, których zasady prywatności obowiązują po skorzystaniu z tych usług. Mapa nie ładuje się jako automatycznie osadzony element strony.